Az Együttműködés Fontossága a Projektek Sikerében
Mindannyian átélhettük már azt a frusztráló helyzetet, amikor egy projekt végtelennek tűnik, és sosem ér véget. A projektmenedzserek a tervezőkre, a tervezők a fejlesztőkre, a fejlesztők pedig a jogászokra mutogatnak. Az igazság az, hogy a projektek késlekedésének fő oka a csapatok közötti nem megfelelő együttműködés. Az együttműködés a legfontosabb mutatója annak, hogy a projektek időben befejeződnek-e.
Mi az Együttműködés?
Az együttműködés egy olyan megállapodások gyűjteménye, amely meghatározza, hogy mindenkinek mit kell tennie, hogyan és mikor. Az összehangolt csapatok olyan simán működnek, mint egy óra. Mindenki hozzájárul a saját részéhez, és a munka folyamatosan halad előre. Ezzel szemben a nem összehangolt csapatok esetében nincs világosság abban, hogy ki mit csinál, vagy mik a következő lépések. Az emberek időt pazarolnak feltételezésekre, és a munka késlekedik.
A Tervezés Szerepe az Együttműködésben
A tervezés képes létrehozni az együttműködést több szinten is. Nézzük meg a három kulcsfontosságú pillanatot, amikor az együttműködés létrejön:
- Stratégiai együttműködés – Amikor eldöntjük, hogy mivel foglalkozzunk.
- Működési együttműködés – A projekt elején.
- Taktikai együttműködés – A projekt során.
Stratégiai Együttműködés a Projekt Kezdete Előtt
A tervezési stratégia segít eldönteni, hogy mivel foglalkozzunk. Izgalmas irányt ad, amely felé törekedhetünk. A tervezők általában együttműködnek a termék- és menedzsment csapatokkal, hogy létrehozzák ezt a víziót. Julie Zhuo egy nagyszerű írást tett közzé a stratégiai együttműködésről, amelyben javasolja, hogy képzeljük el, milyen sikeres lesz a csapatunk három év múlva, és hasonlítsuk össze a válaszainkat.
Működési Együttműködés a Projekt Elején
Világos tervezési stratégiával a tervezők és a projektmenedzserek könnyebben eldönthetik, hogy melyik problémát oldják meg legközelebb. A projektmenedzser általában készít egy rövid összefoglalót, amely körvonalazza a megoldandó problémát. A legjobb tervezők azonban nemcsak részt vesznek a folyamatban, hanem jelentős mértékben hozzájárulnak is hozzá.
Taktikai Együttműködés a Projekt Folyamán
A taktikai együttműködés azt jelenti, hogy a csapat minden tagja tudja, mik a függő feladatok, melyek a következő lépések, ki végzi el őket, és hogyan. A projektmenedzsment eszközök ipara 7,5 milliárd dolláros növekedést mutat, de a megfelelő szokások nélkül ezek az eszközök haszontalanok. A projektek előrehaladtával egyes feladatok irrelevánssá válnak, és sok esetben nincs gazdájuk.
Termékfejlesztési Naplók
Az egyik leghasznosabb eszköz, amit felfedeztem, a termékfejlesztési napló. Ez a napló segít megőrizni az együttműködést a projektek során, és a csapat közös emlékezeteként szolgál. Minden egyes beszélgetésről érdemes feljegyzést készíteni, amely tartalmazza a beszélgetés dátumát, a döntést és a következő lépéseket.
Ha valaki elfelejti, hogy miért döntött a csapat X mellett, visszatérhet a naplóhoz, és elolvashatja. Ez különösen hasznos, amikor új tag csatlakozik a projekthez, mivel gyorsan fel tudja venni a fonalat.
Hogyan Ne Tartsunk Termékfejlesztési Naplót
Ne tartsunk naplót olyan alkalmazásban, amit senki sem használ, vagy olyan helyen, ami nehezen megtalálható. A naplónak megoszthatónak kell lennie, és mindenkinek könnyen hozzáférhetőnek.
Az együttműködés kulcsfontosságú a projektek sikeréhez. Ha a csapatok összehangoltan dolgoznak, a projektek időben befejeződnek, és a munka gördülékenyen halad.
Források:
- Julie Zhuo – How to be strategic (2018)
- Tanner Christensen – Using a work journal to create design case studies (2022)
Leave a Reply